Licencje programów komputerowych - czym są i jak je weryfikować w swoim przedsiębiorstwie

Licencje programów komputerowychCiężko sobie w dzisiejszych czasach wyobrazić firmę, która byłaby w stanie obejść się bez komputera oraz specjalistycznych programów w nim zainstalowanych. Pomimo jednak tej powszechności, wciąż mamy problem z właściwym użytkowaniem posiadanych programów oraz z pełnym przestrzeganiem postanowień licencji.

Nieważna jest wielkość firmy, ani branża, w której działa. Zarówno mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające po kilka osób, jak i duże, międzynarodowe korporacje, zmuszone są w dzisiejszych czasach do korzystania z komputerów w pracy oraz używania różnego rodzaju programów, które umożliwiają im sprawne i efektywne funkcjonowanie.

Wszyscy korzystamy z komputerów

Najbardziej podstawowym systemem operacyjnym jest np. Windows, Ubuntu czy iOS, pakiet biurowy (wszak koniecznym jest sporządzenie chociażby prostej ulotki, czy też pisma urzędowego) oraz program antywirusowy - chyba, że lubimy ryzykować, ale raczej nikt nie przepada za ryzykownymi działaniami, jeśli chodzi o biznes.

Im firma większa, im więcej osób zatrudnia oraz im bardziej jej działalność związana jest z Internetem, tym bardziej zwiększa się ilość oraz różnorodność oprogramowania. Często do podstawowych programów wymienionych powyżej, dochodzą programy pocztowe, oprogramowanie służące do obróbki graficznej, programy do faktur, systemy księgowe czy też niezwykle rozbudowane platformy do zarządzania przedsiębiorstwem (jak systemy CRM czy ERP).

Co więcej, wraz z rozwojem technologii mobilnych, mamy do czynienia z coraz większą różnorodnością urządzeń, z których korzystamy w ramach przedsiębiorstwa. Już nie tylko komputer, już nie tylko laptop, ale także tablety czy smartfony stają się dla nas kolejnymi narzędziami do pracy. Także w ich przypadku mamy do czynienia z wieloma programami czy aplikacjami, które są niezbędne do właściwego funkcjonowania naszej firmy.

Czym są licencje oprogramowania?

Fakt korzystania z tak dużej liczby urządzeń sprawia, że należy zachować czujność w kwestii legalności licencji programów, których używamy. Raporty pokazują, że pomimo powszechności komputerów oraz Internetu, wciąż przeszło 25% programów używanych przez polskie firmy użytkowana jest całkowicie nielegalnie lub wbrew niektórym regułom licencyjnym. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy może być fakt, że wielu przedsiębiorców w ogóle nie zdaje sobie sprawy z istnienia licencji na oprogramowanie, a także nie ma pojęcia, jak bardzo regulują one zasady ich użytkowania.

Warto zatem odpowiedzieć sobie na pytanie: czym w ogóle są licencje na oprogramowanie? Są one swoistą umową pomiędzy osobą, która chce używać danego programu bądź aplikacji , a jej twórcami lub - co jest znacznie częstsze - z podmiotami, które posiadają do nich prawa majątkowe. Licencje szczegółowo opisują warunki użytkowania oprogramowania, wskazują kto może ich używać, na ilu urządzeniach możemy je zainstalować, czy można z ich używania czerpać korzyści finansowe itp.

Zakres działań, który jest regulowany, a także sankcjonowany przez licencje, jest niebywale szeroki. Brak odpowiedniej uwagi przy zakupie lub też niechęć do zapoznania się z zawiłym tekstem licencyjnym podczas instalacji oprogramowania, może doprowadzić do użytkowania programu w sposób nielegalny, a co za tym idzie, niebezpieczny dla budżetu firmy oraz jej reputacji.

Dlaczego używamy nielegalnych programów?

Sama świadomość istnienia zawiłych regulacji licencyjnych nie wystarcza, aby uchronić naszą firmę przed niewłaściwym użytkowaniem oprogramowania. Dzieje się tak m.in. dlatego, że:

  • nie zwracamy w ogóle uwagi na rozbudowane i zawiłe teksty licencji, wychodząc z założenia, że zakup konkretnego programu daje nam pełne prawo by nim dowolnie rozporządzać,
  • za instalację nowych programów w naszej firmie odpowiada osoba, która nie zna się na zawiłościach prawnych,
  • w firmie jest zbyt wiele osób, które mają możliwość instalacji nowych programów i działają w myśl zasady „skoro używam tego w domu, to mogę użyć też w firmie”,
  • nielegalne oprogramowanie trafia na nasz komputer przypadkowo podczas instalacji innego programu.

Jak widać istnieje wiele powodów, przez które na nasze firmowe urządzenia trafiają programy, które nie spełniają założeń licencyjnych. Wydaje się, że najczęstszym z nich jest po prostu brak wiedzy oraz powielanie praktyk "wyniesionych z domu". Jak się okazuje te właśnie, z pozoru niewinne działania, są najczęściej przyczyną problemów licencyjnych w firmach.

Należy pamiętać, że jedną z podstawowych zasad jest rozróżnienie na licencje domowe oraz komercyjne. Program, który jest w pełni legalnie użytkowany darmo w domu, może być płatny przy zastosowaniu komercyjnym. Podobnie jest z ilością urządzeń, na których możemy zainstalować oprogramowanie. O ile użytkownik prywatny może korzystać z darmowego programu bez żadnych ograniczeń, tak w przypadku firm, ilość urządzeń, na których oprogramowanie może znajdować się w pełni legalnie, będzie zazwyczaj ściśle ograniczona.

Sytuacja dodatkowo komplikuje się w przypadku programów czysto komercyjnych, które nie posiadają swoich wersji darmowych. Wtedy postanowienia licencyjne oraz możliwości zakupu programu z określoną wersją licencji są jeszcze bardziej rozbudowane. W ich założeniach mamy wyszczególnioną ilość maszyn, na których można użyć programu, zakres zastosowania komercyjnego, czas, w którym można korzystać z aplikacji bez odnawiania licencji czy też możliwość wsparcia technicznego oraz aktualizacji produktu przez twórców oprogramowania.

Co nam grozi za brak licencji?

Brak licencji lub używanie oprogramowania z licencją złego typu to zazwyczaj spore kłopoty dla przedsiębiorstwa. Poczynając od braku wsparcia u twórców danego oprogramowania (brak aktualizacji programów, brak pomocy technicznej w przypadku błędu lub awarii danego produktu), poprzez dotkliwe kary finansowe, przewyższające kilkunastokrotnie koszt pojedynczej licencji, po problemy natury cywilno-prawnej. Używanie programów pochodzących z niepewnego źródła to, wreszcie, problem natury wizerunkowej –przy firmowej strategii, która zakłada wydatek tysięcy dolarów na kampanie PR'owe czy CSR'owe, ujawnienie opinii publicznej wiadomości o używaniu pirackiego oprogramowania jest wizerunkową katastrofą i kładzie się cieniem na dobrej marce przedsiębiorstwa.

Jak prawidłowo zarządzać licencjami?

Jak widać, warto zatroszczyć się o odpowiedni nadzór nad oprogramowaniem w swojej firmie. Sposobów na poradzenie sobie z tym problemem mamy sporo.

Po pierwsze, zawsze warto zwrócić się do specjalistów. Na rynku działa wiele firm, które trudnią się tylko i wyłącznie wdrażaniem procesów SAM (Software Asset Management), czyli systemów, które usprawniają zarządzanie licencjami w przedsiębiorstwie. Wdrażanie tego typu procesów rozpoczyna się zazwyczaj od inwentaryzacji całości oprogramowania, wskazania które licencje wymagają szczególnej uwagi oraz których programów można używać zupełnie bez obaw. Kolejnym krokiem jest wypracowanie specjalnych procedur związanych z zarządzaniem oprogramowaniami, tj. określenie grona osób odpowiedzialnych za zakup i instalację programów, wypracowanie cykli inwentaryzacji oraz analizy potrzebnego firmie oprogramowania etc.

Dobrym sposobem na poprawę bezpieczeństwa oraz rzetelności w zarządzaniu licencjami, są profesjonalne szkolenia. Wiele przypadków niewłaściwego używania programów komputerowych wynika ze zwykłej ignorancji bądź nieuwagi pracownika. Wspomniane szkolenia mają podnieść świadomość pracownika, uzmysłowić mu czym są licencje, jak wystrzegać się programów mogących stanowić zagrożenia dla firmy, a także jakie konsekwencje grożą firmie za niewłaściwe użytkownika oprogramowania.

Ostatnią metodą, o której warto wspomnieć, jest profesjonalne doradztwo, świadczone przez specjalistów od systemów SAM dla pracowników pionu IT, odpowiedzialnych w firmie za zarządzanie licencjami. Dzięki usłudze doradczej, pracownicy IT otrzymują wsparcie przy obsłudze systemu SAM, są szkoleni w jaki sposób uczulać na nielegalne oprogramowanie pozostałych pracowników firmy, a także mają pełne wsparcie zarówno natury prawnej (na wypadek wątpliwości co do licencji konkretnych programów), jak i biznesowej (pracownicy firmy doradczej sugerują jakie oprogramowanie wybrać oraz pomagają przy negocjacjach cenowych z producentami oprogramowania). Usługa doradcza to, w znacznej mierze, inwestycja na przyszłość - pracownicy działu IT, stają się samodzielnymi ekspertami z dziedziny SAM - wypracowują wewnętrzne programy szkoleniowe, ustanawiają reguły zarządzania oprogramowaniem oraz kontrolują obieg dokumentów związany z licencjami.

Nie warto zwlekać

Licencje programów komputerowych, na których opiera się funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa, to temat niezwykle ważny. Należy pamiętać, aby nie odkładać „na później” inwentaryzacji używanego oprogramowania. Im wcześniej wdrożymy program regulujący zarządzanie licencjami, tym czekają nas mniejsze kłopoty natury finansowo-wizerunkowej w przyszłości. W razie problemów pomocą zawsze służą firmy, zajmujące się profesjonalnie systemami SAM.

Autor: http://ipr.hu.

Komentarze

Nucleus
Nierzadko oprogramowanie danego twórcy są opiniowane w sieci przez jego dotychczasowych klientów. Wskazane jest też zaznajomienie się z całą ofertą twórcy, bo jest tutaj wiele aspektów, które mogą się przydać przy wyborze programu.