Koszty uzyskania przychodu - czym są? Przykłady, dokumenty

Koszty uzyskania przychoduKUP, czyli koszty uzyskania przychodu to koszty ponoszone przez przedsiębiorcę w celu uzyskiwania zysku. Pozwalają na obniżenie podatku dochodowego i muszą być ewidencjonowane za pomocą faktury lub rachunku. Wiążą się z nimi wydatki na materiały, paliwo do samochodu służbowego czy reklamę. Należy jednak uważać, bo nie wszystko to, co wydaje nam się, że mogłoby zostać wrzucone w koszty, nie stanowi ich pod względem prawnym.

Co to są koszty uzyskania przychodów? - definicja

Teraz trochę ustawy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w artykule 22 ust. 1 przekazuje nam definicję kosztów uzyskania przychodów. Według niej, do kosztów tych zalicza się wszelkiego rodzaju wydatki, które przedsiębiorca poniósł, aby osiągnąć lub zachować swój przychód, a także te wpływające na zabezpieczenie jego źródła. Wychodzi na to, że nie mamy konkretnych sytuacji, co do kwalifikacji kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca jednak, w kolejnym artykule, wskazał nam wydatki, które KUP nie są. Zalicza się do nich (tu już bardziej konkretnie):

  • wydatki na reprezentację (temat dość sporny i z różnymi wyrokami w zależności od organu stwierdzającego, jednak koszty reprezentacji to takie koszty, które wpływają na pozytywny wizerunek firmy, np. zakup obiadu w trakcie spotkania biznesowego z klientem nie będzie KUP, natomiast kawa, herbata czy woda dla pracowników będących na szkoleniu już do KUP zaliczał się będzie);
  • spłata pożyczek i kredytów (pomijając ratę odsetkową pożyczki);
  • składki ponoszone na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy;
  • wszelkiego rodzaju kary i grzywny;
  • ulepszenia dokonane w środkach trwałych;
  • odsetki powstałe w wyniku opóźnień w spłacie zobowiązania podatkowego.

A także odpisy amortyzacyjne dla samochodów osobowych oraz wydatki na ubezpieczenie AC powyżej 150 000 zł czy wierzytelności nieściągalne, a także koszty na podatek dochodowy oraz jednorazowe odszkodowania.

Powyższe świadczy, że uważać musimy jedynie, by do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczyć powyżej wymienionych wydatków. Wszystko inne, przedsiębiorca ustala na podstawie własnej intuicji, którą potem, jeśli oczywiście zajdzie taka potrzeba, będzie musiał udowodnić przed Urzędem Skarbowym.

Koszty uzyskania przychodu - dokumenty

Jako osoby fizyczne, bez działalności gospodarczej, paragony często wyrzucamy, chyba że stanowią element jakiejś dodatkowo nagradzanej loterii. Jednak przedsiębiorcy, każdy wydatek muszą udokumentować i wprowadzić do ksiąg rachunkowych, niezależnie od tego czy księgowość prowadzona jest na KPiR, czyli książce przychodów i rozchodów czy też w formie pełnej. Przy tym obowiązku również pojawia się dokument prawny, a jest nim Rozporządzenie w sprawie prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ustawa o Rachunkowości.

Zgodnie z tymi dokumentami, wydatki ponoszone na potrzeby działalności, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów muszą występować m.in. w formie:

  • faktury VAT (również VAT RR w przypadku rolnika ryczałtowego oraz VAT MP dla małych podatników);
  • faktury i noty korygujące;
  • rachunki;
  • dokumenty celne;
  • noty księgowe.

Tak więc, nic w przedsiębiorstwie nie ginie. Każdy powyższy dokument musi zostać wprowadzony do programu księgowego potwierdzając dokonanie operacji na potrzeby działalności gospodarczej. Takie dokumenty powinny posiadać datę transakcji i wystawienia oraz przedmiot operacji gospodarczej, wiarygodne określenie personaliów stron biorących udział w transakcji wraz z ich podpisami.

Co zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów?

To, co możemy wrzucić do kosztów uzyskania przychodów, zależy od rodzaju prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. Tak czy siak, tak jak już wcześniej wspominaliśmy, koszty te muszą zabezpieczać, zachowywać lub pomagać w uzyskaniu przychodu, muszą być również ściśle powiązane z usługami i produktami, które są przedmiotem firmy. Powiązanie występować może w sposób pośredni lub bezpośredni. Co to oznacza? Do kosztów bezpośrednich zaliczymy te koszty, które bardzo łatwo powiązać można z prowadzeniem firmy, np. koszty zakupu materiałów czy towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży, zaś te pośrednie, to takie, których bezpośrednie powiązanie nie jest zauważalne, ale konieczne do dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Za przykład można podać koszty księgowości, które nie są stricte z nią związane (księgowość możemy prowadzić sami), ale jednak konieczne, by w ogóle firma mogła istnieć na rynku.

Koszty uzyskania przychodu - przykłady

Przejdźmy do przykładów. Bowiem im więcej wydatków będziemy mogli wrzucić w koszty uzyskania przychodów, tym niższy podatek w danym miesiącu będziemy mieli do zapłacenia. Generowanie ich, niezależnie czy na początku prowadzenia działalności czy w trakcie jej największego rozkwitu jest niezwykle korzystne dla przedsiębiorcy. No dobrze, ale co konkretnie można wrzucić do KUP?

  1. Wydatki ponoszone na wynajem biura, w którym prowadzimy działalność.
  2. Koszty paliwa samochodu służbowego.
  3. Wydatki na sprzęt komputerowy, oczywiście jeśli faktycznie będziemy z niego korzystać na potrzeby działalności.
  4. Meble biurowe i sprzęt biurowy.
  5. Opłaty za telefon i internet.
  6. Środki czystości.
  7. Niektóre artykuły spożywcze, np. kawa i herbata dla pracowników.
  8. Programy komputerowe (Office, programy księgowe, graficzne czy nawet systemy operacyjne).
  9. Literatura branżowa i czasopisma specjalistyczne (oczywiście powiązane z prowadzoną działalnością).
  10. Odzież robocza i reklamowa.
  11. Wykonanie strony internetowej.
  12. Podróże służbowe (diety, bilety PKP i PKS, taxi).
  13. Organizacja imprez integracyjnych (w przypadku, gdy zatrudniamy pracowników).

Określenie, czy dany wydatek powinien zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, zależy jedynie od osoby prowadzącej działalność gospodarczą. To ona powinna dokładnie wiedzieć, w jaki sposób ponoszony przez nią koszt powiązany jest z firmą, a także jak wpływa na uzyskiwany przychód. Ostatecznie można jednak powiedzieć, że kosztami uzyskania przychodów są koszty, które zostały faktycznie poniesione, są powiązane z profilem działalności, zostały odpowiednio udokumentowane i nie mieszczą się w katalogu wydatków wyłączonych.