Jak napisać dobrą informację prasową?

Informacja prasowaInformacje prasowe należą do najpopularniejszych form reklamy, korzystają z niej zarówno wielkie korporacje, jak i małe firmy, które dopiero zaczynają budować swoją pozycję na rynku.

Potentaci mają cały sztab specjalistów od public Relations, marketingu i copywritingu, i o wiele większe środki finansowe na promowanie swoich komunikatów, ale nie oznacza to wcale, że małe firmy nie mogą korzystać z tej formy reklamy.

Struktura informacji prasowej:

Informacja prasowa powinna powstawać według określonego schematu, w którym brak miejsca na jakąkolwiek improwizację. Wygląda on następująco:

1. Data

Umieszczenie daty w prawym narożniku ułatwia dziennikarzowi przyjmującemu materiał sprawdzenie "terminu przydatności" informacji prasowej.

2. Tytuł

Od tych kilku słów najczęściej zależy, czy czytelnik będzie miał ochotę zapoznać się z dalszą częścią tekstu. Tytuł powinien być chwytliwy, zwięzły i oczywiście nawiązywać do treści informacji.

3. Wstęp

Wstęp do informacji powinien w interesujący sposób przedstawić istotę całego tekstu i przekonać czytelnika do tego, że po jego przeczytaniu dowie się czegoś nowego. W leadzie warto posiłkować się takimi pytaniami jak "kto?", "co?", "dlaczego?"

4. Rozwinięcie

W rozwinięciu zamieszczamy odpowiedzi na pytania, które zasygnalizowaliśmy we wstępie. Najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku, w dalszej kolejności piszemy o rzeczach mniej istotnych.

5. Zakończenie

Autor komunikatu w zakończeniu powinien w kilku zdaniach podsumować tekst oraz ewentualnie zachęcić czytelnika do skorzystania z jakiegoś produktu/usługi.

6. Dane kontaktowe

W tym miejscu należy podać dane osoby, która w razie potrzeby udzieli stosownych informacji - imię i nazwisko, telefon, adres e-mail.

Cechy dobrej informacji prasowej

Zachowanie struktury tekstu to nie wszystko, autor powinien również w umiejętny sposób przekazać wszystkie informacje.

  1. Tekst musi być poprawny pod względem stylistycznym i ortograficznym. Błędy ortograficzne mogą jedynie ośmieszyć autora i firmę, dla której tekst jest przygotowany. Dziennikarz, który przyjmuje informację prasową z pewnością nie będzie poprawiał błędów, tylko wyrzuci ją do kosza.
  2. Język, którym pisana jest informacja powinien być nieskomplikowany i przystępny dla czytelnika. Nie powinno się nadużywać specjalistycznych terminów, których poza autorem tekstu nikt nie zrozumie. Pamiętajmy również, by z umiarem stosować wykrzykniki.
  3. Długość tekstu powinna zamknąć się w przedziale 2500-3000 znaków. Mało kto ma ochotę czytać wielostronicowe elaboraty, dlatego warto trzymać się najważniejszych i najprzydatniejszych z punktu widzenia czytelnika informacji. Tak zwane "lanie wody" skutecznie zniechęci do przeczytania całego tekstu.
  4. Tekst powinien mieć charakter informacyjny, a nie reklamowy. Autor tekstu musi być obiektywny i przygotować go w trzeciej osobie. Niedopuszczalne są stwierdzenia typu "mamy najlepszy produkt", "niszczymy konkurencję" itp. Warto urozmaicić tekst powołując się na dane statystyczne, wiarygodne źródła czy wypowiedzi specjalistów.
  5. Estetyka informacji prasowej jest bardzo ważna, ponieważ brak odstępów, akapitów, czy nieczytelna czcionka odstraszą czytelnika. Warto pamiętać o grafice, gdyż informacja prasowa z ładnym zdjęciem zdecydowanie szybciej przyciągnie uwagę czytelnika niż suchy tekst.

Wysyłanie informacji prasowej

Po przygotowaniu tekstu można pomyśleć o jego dystrybucji. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na kilka elementów.

  1. Podstawą jest zapoznanie się z regulaminem serwisu internetowego, gdzie znajdziemy informacje odnośnie warunków publikacji, na przykład w jakim formacie przygotować plik z tekstem.
  2. Przed wysyłką materiału jeszcze raz dokładnie sprawdźmy jego treść. Nie ma nic gorszego jak kilkakrotne redagowanie informacji, bo autor pomylił tytuł, nazwisko czy jakąś datę.
  3. Materiał należy przesłać do odpowiedniej osoby, która zajmuje się interesującym nas tematem. Tymczasem wiele agencji PR wysyła teksty w ciemno, nie zwracając uwagi na to, czy treść tekstu pasuje do tematyki serwisu lub czy trafi do skrzynki pocztowej osoby zajmującej się konkretnym działem.
  4. Nie wysyłajmy tekstu na ostatnią chwilę - jeśli piszemy o wydarzeniu, które odbędzie się w weekend, wypadałoby dostarczyć materiał już na początku tygodnia, zamiast w piątek o godzinie 16.00.
  5. Jeśli redakcja odmówiła publikacji tekstu, jeszcze raz przeczytajmy regulamin, czy dostosowaliśmy swój tekst do wymogów stawianych przed agencjami PR. Dopiero potem można zadzwonić do dziennikarza i spytać czy otrzymał tekst i jakie są szanse na jego publikację.

Na koniec warto pamiętać, że aby stworzyć dobrą informację prasową potrzebna jest nie tylko znajomość zasad pisowni, ale też precyzja, wyobraźnia, znajomość opisywanego tematu i trening. Bez systematycznej pracy nie ma bowiem co liczyć na sukcesy w żadnej dziedzinie.

Autor: www.prasa24h.pl.

Komentarze